Además de los colaboradores, ya puedes pedir que un representante de Recursos Humanos (RH) y un adicional del Directorio (Empresa) firmen los documento digitales. A continuación, te explicamos cómo.
📝 Cómo agregar las firmas adicionales a un documento
1️⃣ Para definir qué persona de Recursos Humanos y Representante de la empresa podrán firmar, ve a Configuraciones/ Empresa/ pestaña "General" y, de bajo de los datos de la empresa, elige a las personas de estos menús desplegables:
- En "Representante del departamento de RH para firmar documentos digitales" se despliegan todos los HRA (Human Resources Administrators) disponibles.
- Y en "Representante adicional para firmar documentos digitales" aparece todo el directorio activo de la empresa, siempre y cuando tengan correo propio.
La selección se guarda en automático.
2️⃣ Crea un nuevo documento o edita los ya existentes con las nuevas variables de los firmantes adicionales. Son éstas:
- Representante de RH → FIRMAREPRESENTANTERHEMPRESA
- Representante Adicional → FIRMAREPRESENTANTELEGALEMPRESA
3️⃣ No olvides identificar a quién corresponde cada firma incluyendo las variables:
- Del HRA:
-
- Nombre → NOMBREREPRESENTANTERHEMPRESA
- Correo → CORREOREPRESENTANTERHEMPRESA
- Teléfono → TELEFONOREPRESENTANTERHEMPRESA
- Del Representante Adicional:
- Nombre → NOMBREREPRESENTANTELEGALEMPRESA
- Correo → CORREOREPRESENTANTELEGALEMPRESA
- Teléfono → TELEFONOREPRESENTANTELEGALEMPRESA
Te recomendamos revisar que tengan los datos completos y correctos.
4️⃣ Genera, selecciona a los colaboradores a los que les corresponde el documento y envíalos. La solicitud de firma les llegará en la app móvil de Worky.
5️⃣ Gestiona el estatus de la firma de los documentos en la vista de "Enviados".
📌 Importante: Revisa que las variables consideradas en los documentos cuentan con los datos completos en los expedientes de los colaboradores. De lo contrario, no se podrán enviar.
🔐 Mayor seguridad y certeza jurídica
Ahora, en el "Detalle del documento", podrás visualizar información clave sobre el proceso de firma, incluyendo:
✔️ Nombre y datos del usuario en Worky de todos los firmantes.
✔️ RFC y CURP de cada firmante.
✔️ Datos del dispositivo desde el cual se firmó el documento.
✔️ Dirección IP.
✔️ Fecha y hora de cada firma plasmada en el documento.
✔️ Registro de aceptación del uso y validez de la firma digital.
✔️ Registro de aceptación del Aviso de Privacidad.
🎯 En resumen
¡Empieza a aprovechar esta mejora hoy mismo! 🚀