En el siguiente artículo podrás aprender a configurar las incidencias que vayas a necesitar en tu día a día.
Las incidencias son los registros que realizan los jefes o administradores de alguna actividad realizada por el colaborador y en ocasiones tiene impacto en tu nómina, por ejemplo registrar días de vacaciones o alguna incapacidad.
En Worky existen varias incidencias ya creadas que son utilizadas de forma más común por las empresas, sin embargo, tendrás la libertad de escoger y configurar cuales son las que serán de mayor utilidad para tu empresa de acuerdo a la operación.
Para encender estas incidencias debes realizar lo siguiente:
- Dirígete al módulo de Configuraciones y selecciona Incidencias, te cargará la pestaña General.
- Visualizarás 4 secciones en las cuales están catalogadas las incidencias predeterminadas. Las cuales son Ausentismo, Horas Extra, Monetarias y Otras.
- De acuerdo a tu operación identifica las que te sean útiles y da clic en el botón del lado derecho de la incidencia para encenderla
, a partir de este momento, cada incidencia que hayas prendido le debe aparecer a tus colaboradores para que puedan solicitarla.
Si necesitas que la incidencia ya no se encuentre disponible para los colaboradores basta con dar clic en el botón y al apagarse dejará de aparecer.
Configura las incidencias de acuerdo a la operación de tu empresa
Cambia las configuraciones predeterminadas de las incidencias que se ofrecen actualmente, puedes:
- Cambiar la categoría de la incidencia: Monetaria, Ausencias, Horas Extra u Otra.
- Editar el nombre de la incidencia
- Añadir una descripción: será visible para quién pueda registrar o solicitar esa incidencia
- Especifica quién puede solicitar la Incidencia: Todos o un Área u Oficina específica.
- Determina si será solicitable por el colaborador. Si eliges que sí, el colaborador podrá solicitarla desde "Mis solicitudes", pero si seleccionas que no, la incidencia sólo podrá ser registrada por los Jefes o Administradores desde Solicitudes e Incidencias/Resueltas/Crear incidencia/Individual.
- Determinar un rango de fechas o una sola fecha y si serán pasadas, futuras o ambas.
- Incluir un monto si lo necesitas
- Incluir una cantidad o porcentaje
- Solicitar que se agregue un tiempo (en formato hh:mm)
- Solicitar un archivo, añadir una instrucción para ese archivo y hacerlo obligatorio o no.
- Duplicar una incidencia si así lo necesitas
Todos los campos adicionales seleccionados serán opcionales
En caso de que necesites alguna incidencia que no se encuentre en el listado, tienes la posibilidad de crear nuevas incidencias y personalizarlas, para hacerlo te recomiendo revisar 🔎 el siguiente artículo.
Así es cómo podrás realizar la configuración de las incidencias personalizadas, sin embargo, hay algunas consideraciones que debes tomar en cuenta:
- No se podrán editar los nombres de las incidencias de reloj checador
- Los campos de vacaciones y de días personales no pueden ser editados
- Todas las incidencias que se crean, se habilitan de forma automática.
- Todos los campos adicionales seleccionados en las incidencias serán opcionales, excepto las monetarias, donde el campo “monto” siempre es obligatorio.
- Solo se pueden eliminar las incidencias personalizadas.
- Solo se pueden eliminar si no tienen ninguna incidencia pendiente por resolver (incluyendo flujos de aprobación). Una vez resuelta ya podrá eliminarse.
- Las incidencias eliminadas aparecerán en el historial de incidencias.
Algunos tips:
- Hay algunas incidencias que por naturaleza no pueden ser solicitadas por el Colaborador, como incapacidades por ejemplo, sin embargo, puedes editar la configuración.
- Para asignar incidencias a uno o más colaboradores puedes consultar🔎 el siguiente artículo en el que te explicamos paso a paso cómo hacerlo.
- En ciertas ocasiones te puede aparecer un mensaje de error ❌ al intentar registrar una incidencia, ¡No te preocupes! esto normalmente se debe a que el colaborador ya tiene alguna incidencia registrada, puedes cancelarla sin problema para registrar una nueva,. En este articulo te explicamos cómo: ¿Cómo cancelo una incidencia Aprobada?
- Si el colaborador tiene una falta registrada pendiente de aprobación y necesitas registrar una incidencia, basta que rechaces la falta.
Esperamos que este artículo sea de utilidad en tu día a día, recuerda que en Worky estamos para ayudarte, siempre.💙